Privacyverklaring

Als tandartspraktijk werken wij dagelijks met gevoelige gegevens. Wij vinden dat u moet kunnen zien wat wij met uw gegevens doen, waarom, en welke rechten u heeft. Dat leest u hieronder, in gewone taal.

Wie zijn wij?

Mondzorgcentrum Oosterheem, gevestigd aan Willem Dreeslaan 14, 2729 NH Zoetermeer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Telefoon: 079 — 362 99 82
E-mail: info@mzc-oosterheem.nl
KvK: 93567871 · AGB: 12008356

Uw patiëntendossier

Bent u patiënt bij ons, dan leggen wij een medisch dossier aan. Daarin staan uw naam, geboortedatum, BSN en contactgegevens, uw medische en tandheelkundige gegevens (anamnese, röntgenfoto’s en scans, behandelverslagen, begrotingen) en de gegevens van uw zorgverzekering. Dit is wettelijk verplicht op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Wij zijn ook verplicht uw identiteit vast te stellen en uw BSN te gebruiken in de zorgadministratie.

Uw dossier bewaren wij in ons beveiligde praktijksysteem gedurende de wettelijke termijn van minimaal 20 jaar na de laatste wijziging, of zoveel langer als voor goede zorg nodig is.

Gegevens via deze website

Afhankelijk van wat u op de site doet, verwerken wij:

• Contactformulier: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en de inhoud van uw bericht, om uw vraag te beantwoorden.
• Inschrijfformulier: naam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres van uzelf en van eventuele gezinsleden (ook kinderen), om uw inschrijving te verwerken en contact met u op te nemen.
• Chat-assistent: de berichten die u in de chat typt. De assistent is bedoeld voor algemene, praktische vragen. Deel in de chat geen medische gegevens of BSN; bel of mail ons daarvoor.
• Online afspraak maken: de afsprakenmodule op de afspraak-pagina wordt geleverd door onze praktijksoftware-leverancier (Vertimart/Exquise Internet Agenda); de gegevens die u daar invult komen rechtstreeks in onze agenda.
• Routekaart: op de contactpagina tonen wij een kaart via Google Maps, zodat u ons makkelijk kunt vinden. Google kan daarbij uw IP-adres verwerken en cookies plaatsen; dat gebeurt onder het eigen privacybeleid van Google.
• Bezoekersstatistieken: met Vercel Web Analytics meten wij hoeveel mensen welke pagina’s bezoeken, zodat we de site kunnen verbeteren. Dit gebeurt cookieloos en anoniem: er worden geen cookies geplaatst en bezoekers worden niet individueel gevolgd of tussen websites herkend.
• Technisch: ons hostingplatform verwerkt kortstondig uw IP-adres in serverlogboeken (beveiliging en misbruikpreventie). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies; zie de cookieverklaring.

Waarvoor en op welke grond?

• Uitvoering van de behandelovereenkomst: uw dossier, afspraken, declaraties en facturering.
• Wettelijke verplichting: het bewaren van uw dossier (WGBO), identificatie/BSN en de financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang: het beantwoorden van berichten, spampreventie en de beveiliging van de website.
• Toestemming: bijvoorbeeld bij het versturen van een formulier; die toestemming kunt u altijd intrekken.

Wij verkopen nooit gegevens en delen niets voor commerciële doeleinden.

Met wie delen wij gegevens?

Alleen wanneer dat voor uw zorg of de afhandeling daarvan nodig is:

• Zorgverleners die direct bij uw behandeling betrokken zijn, bijvoorbeeld bij een verwijzing (alleen met uw medeweten).
• Infomedics: ons factureringsbureau. Infomedics ontvangt alleen de gegevens die voor de factuur nodig zijn (naam, adres, prestatiecodes), niet uw inhoudelijke dossier. Zie de Infomedics-pagina.
• Uw zorgverzekeraar: voor declaratie en (waar nodig) machtigingsaanvragen.
• Leveranciers die ons ondersteunen: onze praktijksoftware en online agenda (Vertimart/Exquise), de e-maildienst die formulierberichten aflevert (Resend), de AI-dienst achter de chat-assistent (Anthropic) en ons hostingplatform (Vercel). Met deze partijen gelden verwerkersafspraken; met partijen buiten de EU maken wij afspraken conform de AVG, waaronder EU-standaardcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Patiëntendossier: minimaal 20 jaar (WGBO).
• Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Formulier- en chatberichten: zolang nodig voor de afhandeling van uw vraag of inschrijving; daarna worden ze verwijderd.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: een beveiligd praktijksysteem, versleutelde verbindingen (https), toegang alleen voor medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, en een geheimhoudingsplicht voor het hele team.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie van uw dossier op te vragen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen; bij het medisch dossier kan dat alleen voor zover de wettelijke bewaarplicht (WGBO) dat toelaat;
• de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
• uw dossier te laten overdragen aan een andere tandarts;
• gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek stuurt u naar info@mzc-oosterheem.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen zich te legitimeren.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Bespreek het eerst met ons; zie ook onze klachtenregeling. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bovenaan ziet u wanneer die voor het laatst is bijgewerkt.